Pandemi memaksa semua orang untuk melakukan tindakan jarak jauh. Di NOVOS, meski pandemi sudah mereda, tim kami tetap hybrid. Dengan karyawan di empat benua berbeda di 6 negara berbeda, beroperasi dari jarak jauh adalah satu-satunya pilihan. Mengoperasikan perusahaan rintisan di zona waktu yang berbeda dan terus beroperasi dengan kecepatan adalah hal yang sulit, namun di NOVOS kami telah belajar untuk tidak hanya menangani situasi namun juga menggunakannya untuk keuntungan kami.
Tetap Sinkron
Salah satu tantangan utama dalam pengoperasian jarak jauh adalah menjaga keselarasan. Saya satu-satunya anggota tim yang berbasis di AS. Sebagian besar tim tinggal di Israel, dengan karyawan kami yang lain ditempatkan dari Belanda hingga Singapura. Jika saya menunggu terlalu lama untuk mengajukan pertanyaan, anggota tim lainnya sudah tertidur dan saya tidak dapat menyelesaikan pekerjaan saya.
Ada beberapa cara utama kami menjaga keselarasan di NOVOS. Yang pertama adalah pertemuan mingguan. Ketika saya pertama kali bergabung dengan tim, mingguannya jam 4 pagi waktu saya. Dengan kata lain, saya tidak pernah berada di sana, dan karena itu saya kesulitan memahami fokus perusahaan dan apa yang sedang dikerjakan oleh departemen lain. Saya mendiskusikan masalah tersebut dengan tim, dan segera waktu pertemuan diubah sehingga semua orang dapat hadir.
Fleksibilitas tim memungkinkan saya menjadi lebih selaras dengan perusahaan, dan sejak perubahan ini, produksi konten kami menjadi lebih efisien, fokus, dan kualitasnya meningkat secara dramatis.
Beroperasi dengan Kecepatan
Di bidang kerja kami, kecepatan tidak hanya bermanfaat, namun juga diperlukan. Video game terus diperbarui, dan untuk setiap pembaruan, konten kami harus diubah sesuai dengan itu. Bersamaan dengan produk baru, kami juga sering menambahkan fitur baru. Untuk menjaga kecepatan, ada beberapa hal yang harus dilakukan.
1. Komunikasi cepat antar departemen
Ketika pemasaran ingin bekerja sama dengan seorang influencer, mereka harus memastikan tim konten dapat membantu menciptakan pelatihan dengan influencer tersebut. Tim konten kemudian perlu memastikan tim pengembangan dapat menambahkan influencer tersebut ke halaman kami, sehingga pengguna mengetahui dengan siapa mereka dilatih. Proses yang tampak sederhana ini memerlukan koordinasi tiga departemen, yang semuanya mempunyai proyek terpisah untuk dikerjakan pada waktu yang sama, namun tetap harus tersedia untuk berkolaborasi.
Hal ini dicapai dengan kebijakan sederhana komunikasi kendur terbuka. Saat mengerjakan proyek, semua komunikasi dilakukan melalui saluran yang dapat dilihat oleh semua orang di perusahaan. Dengan cara ini setiap anggota tim dapat dengan mudah melihat alur kerja, dan jawaban atas pertanyaan apa pun dapat dilihat oleh semua pihak yang diperlukan.
Trik sederhana ini memungkinkan semua departemen memahami di mana departemen lain berada, dan tugas apa yang sedang mereka kerjakan. Ini menciptakan pengambilan keputusan yang cepat, dan mengurangi pertanyaan dan jawaban yang berulang.
2. Hapus penetapan tugas
Saat berupaya memperbarui konten kami, menerapkan fitur baru, atau bekerja dengan influencer baru, seluruh tim harus selaras. Setiap departemen perlu mengetahui apa yang menjadi tanggung jawabnya, dan harus ada harapan yang jelas kapan tugas tersebut harus diselesaikan.
Saya bekerja di bidang konten. Saya memproduksi konten pelatihan serta video untuk iklan dan copywriting untuk website. Jika kami ingin meluncurkan fitur baru, saya harus membuat iklan sebelum bagian pemasaran dapat melakukan dorongan, dan hingga keduanya terjadi, RND tidak dapat merilis fitur baru tersebut.
Saya terlambat 7 jam dari waktu Israel, jadi jika pekerjaan saya tidak selesai tepat waktu, saya akan menunda pekerjaan saya sepanjang hari. Oleh karena itu, memiliki ekspektasi yang jelas mengenai apa yang harus dicapai dan kapan harus dicapai sangatlah penting.
3. Mengoptimalkan alur kerja offline
Jika dijalankan dengan benar, perbedaan waktu sebenarnya bisa menjadi keuntungan. Ketika tugas harus diserahkan dari orang ke orang, dan diselesaikan secara linier, perbedaan waktu antar anggota tim memungkinkan penyelesaian tugas lebih cepat.
Sebuah tugas yang memerlukan 24 jam kerja linier, dapat diselesaikan hanya dalam dua hari kerja jika dikerjakan di Israel dan Amerika Serikat, dibandingkan dengan tiga hari kerja penuh jika diselesaikan hanya dalam satu zona waktu.
Dengan menggunakan model zona waktu hibrid, suatu tugas dapat dikerjakan di satu negara mulai pukul 8:00-5:00 oleh seseorang di satu negara, dan kemudian dikerjakan lagi mulai pukul 10:00-5:00 di negara lain. Memastikan tugas offline terorganisir, memungkinkan anggota tim melaksanakan proyek dengan lebih efisien.
Akuntabilitas
Tanpa akuntabilitas, seluruh sistem akan berantakan. Pekerja jarak jauh harus tetap bertanggung jawab kepada tim dan diri mereka sendiri. Proyek harus diselesaikan tepat waktu, dan anggota tim harus tetap rajin, dan menyelesaikan pekerjaan mereka saat tidak ada orang. Jika anggota tim gagal mengambil tanggung jawab untuk bekerja sesuai jam kerja mereka dan menghasilkan hasil yang berarti tepat waktu, seluruh tim akan menderita dan berantakan.
Cara terbaik untuk menjaga akuntabilitas adalah dengan misi yang kuat. Yang saya maksud bukan hanya pernyataan itu. Semangat dan tujuan seluruh perusahaan harus selaras dengan kepentingan anggota tim. Hanya dengan cara ini perusahaan dapat memiliki keselarasan yang benar dan anggota tim jarak jauh tetap waspada.
NOVOS melakukan beberapa hal untuk memastikan setiap anggota tim selaras dengan misi perusahaan. Yang pertama adalah merekrut gamer. Setiap anggota tim mulai dari CEO kami, hingga kepala pengembangan hingga pelatih profesional kami adalah gamer sejati. Setiap anggota tim memiliki koneksi dengan misi kami untuk melatih para gamer sebelum mereka dipekerjakan.
Berikutnya adalah mingguan. Pertemuan ini melibatkan seluruh perusahaan, dan memungkinkan setiap anggota tim melihat kemajuan kami dan pencapaian departemen lain. Hal ini membangun keselarasan, dan dengan menggunakan data kami, kami menginspirasi tim untuk menunjukkan dampak yang kami berikan terhadap para gamer.
Terakhir, kami memastikan semua orang masih bersenang-senang dengan videogame. Dua kali seminggu kami mengadakan waktu permainan, di mana seluruh perusahaan berkumpul selama satu jam untuk memainkan beberapa permainan. Ini adalah pengalaman menyenangkan yang tidak hanya membangun persahabatan, namun juga mengingatkan kita akan alasan mengapa kita menyukai game.
Langkah-langkah sederhana ini membantu menjaga tim tetap selaras dengan misi kami dalam melatih para gamer, dan memastikan bahwa bahkan ketika bekerja dari jarak jauh, kami selalu memikirkan tujuan inti kami.
Kesimpulannya
Menjalankan tim dari jarak jauh (terutama lintas zona waktu) bisa jadi sangat sulit. Saat memulai, ada kesulitan yang semakin besar, tetapi semua masalah tersebut dapat diatasi seiring berjalannya waktu. Dengan belajar menyelaraskan fokus tim, Anda dapat mengubah situasi yang tampak sulit menjadi keuntungan luar biasa.
